Pointeuse & badgeuse : infos, prix, législation

Vous souhaitez suivre rapidement et facilement les heures de travail de vos employĂ©s Ă  l’aide d’une minuterie ou d’un lecteur de badges ? Voici les avantages d’une pointeuse/badgeuse :

Facile à gérer
Avec une pointeuse, vous pouvez facilement suivre les heures travaillées par vos employés, ce qui peut se faire en ligne.

Clarté sur les heures travaillées
Ă€ la fin du mois, il n’y a pas de discussion, il est rapidement clair quand un employĂ© n’arrive pas Ă  ses heures.

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Pour ou Contre? Cette interrogation, qui a souvent servi de titre Ă  bien des Ă©missions de dĂ©bat tĂ©lĂ© (et mĂŞme Ă  un jeu de sociĂ©tĂ©) s’applique assurĂ©ment Ă  notre sujet. La pointeuse d’entreprise (ou d’administration) a toujours eu ses partisans et ses dĂ©tracteurs. Parce qu’elle prĂ©sente tout Ă  la fois d’Ă©normes avantages (finies, les Ă©ventuelles contestations sur des heures supplĂ©mentaires, par exemple) mais aussi quelques inconvĂ©nients (si le dialogue social est insuffisant, les travailleurs peuvent ressentir un manque de confiance et voir la pointeuse comme juste un outil de surveillance). Donc, il est toujours indispensable de bien peser le pour ou le contre, et d’en discuter en interne pour rassurer, et ce avant de se lancer dans l’installation. Un système de pointage n’est jamais qu’une amĂ©lioration de la gestion des ressources humaines, avec nombre d’atouts. On va voir ça ensemble ! D’accord?

Pourquoi installer une pointeuse dans votre entreprise ?

Mais pourquoi donc installer un système de pointage, avec le risque qu’il puisse ĂŞtre mal perçu, au sein de son entreprise?

C’est que les pointeuses ne prĂ©sentent pas que des inconvĂ©nients, elles ont aussi plein d’avantages, notamment pour la gestion du temps de travail, la gestion des congĂ©s,  des pauses des salariĂ©s, etc… Et aussi Ă©tonnant que cela puisse paraitre, aussi dans la protection du travailleur. 

Initialement dĂ©veloppĂ©e pour dĂ©terminer au mieux les salaires, la pointeuse, ne se limite plus depuis longtemps Ă  cet unique rĂ´le. Elles enregistrent bien sĂ»r  l’heure d’arrivĂ©e d’un employĂ© ou l’heure du dĂ©but/ durĂ©e d’une tâche, mais mettre en place un système de pointage horaire dans une entreprise permet bien d’autres facilitĂ©s :

Faciliter le contrôle des heures des employés

Avec une pointeuse, l’Ă©poque de la gestion de jadis du temps de prĂ©sence, Ă©crite Ă  la main et sur papier, est bien rĂ©volue. L’utilisation d’une pointeuse horaire vous permet de facilement contrĂ´ler le temps de travail, le temps d’absence, la ponctualitĂ©, les pauses, etc... de façon relativement objective. En utilisant ce logiciel, l’objectif est d’Ă©viter les nombreuses erreurs qu’on pouvait faire Ă  l’Ă©poque, sur papier (erreurs de ressaisies, doute sur les horaires dĂ©clarĂ©s, etc…).

Faciliter les tâches administratives

La pointeuse est toute particulièrement apprĂ©ciĂ©e d’un point de vue administratif. Aujourd’hui, tout est automatisĂ©, ce qui  offre une plus grande fiabilitĂ©, le tout en optimisant le travail du comptable. Grâce au logiciel de gestion du temps, toutes les informations sont automatiquement transmises. Il n’est donc plus nĂ©cessaire de noter toutes les heures prestĂ©es, ainsi que les heures supplĂ©mentaires, et d’ensuite les envoyer. L’installation d’un système de pointage permet mĂŞme de transmettre directement les informations au logiciel de paie, ce qui permet donc d’Ă©viter des erreurs de paie au dĂ©but du mois.

Bref, cela permet donc de vĂ©ritablement rĂ©duire le temps consacrĂ© aux tâches administratives.

Apaiser le climat et limiter les conflits

Avec un tel système , totalement objectif et impartial, on limite forcĂ©ment bon nombre de conflits grâce Ă  l’historisation des donnĂ©es. Il peut s’agir, certes, d’un inconvĂ©nient pour les grands retardataires, ou pour les adeptes des pauses cafĂ©s/cigarettes Ă  rallonge, mais la pointeuse horaire, elle, ne ment pas. Elle Ă©vite donc les litiges liĂ©s aux horaires, car elle sait dire exactement Ă  quel heure un salariĂ© est arrivĂ© et parti. Tous les salariĂ©s sont sur le mĂŞme pied d’Ă©galitĂ©. Cela garantit donc une Ă©quitĂ© de traitement entre vos salariĂ©s, Ă©vite tout favoritisme, ce qui est toujours positif pour l’entreprise.

Protéger le travailleur

Étonnant peut-ĂŞtre pour certains, mais l’installation d’un logiciel de pointage permet aussi de protĂ©ger le travailleur.Si. En effet,  la pointeuse est une solution plus fiable pour le travailleur; d’abord d’un point de vue salarial (l’assurance de fiches de paie  correctement calculĂ©es), mais de plus, il existe une loi limitant le temps de travail en Belgique (pas toujours  respectĂ©e par les employeurs, ni d’ailleurs par les travailleurs). Grâce Ă  la pointeuse, ils ne pourront plus y dĂ©roger, ce qui constitue donc un avantage pour la sĂ©curitĂ© du travailleur.

Avoir un Ĺ“il sur l’entreprise et les heures supplĂ©mentaires

Grâce Ă  la pointeuse, les supĂ©rieurs peuvent voir le temps de travail rĂ©el nĂ©cessaire pour rĂ©aliser une tâche, et donc optimiser le processus. Mais elle permet aussi de prendre en compte les heures, ou mĂŞmes les minutes supplĂ©mentaires, qui ont parfois  tendance Ă  gonfler la fiche de paie, ce qui , en fin d’annĂ©e, peut reprĂ©senter un coĂ»t non nĂ©gligeable.  

Les différents types de pointeuses badgeuses

Sur le marchĂ© de la pointeuse, il existe diffĂ©rents types :

La pointeuse mécanique
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La pointeuse mĂ©canique est l’une des premières Ă  avoir pointĂ©-, c’est le cas de le dire- le bout de son nez sur le marchĂ© du pointage. Peut-ĂŞtre considĂ©rĂ©e comme dĂ©suète aujourd’hui, elle assure pourtant convenablement ses fonctions. C’est un simple boitier composĂ© d’un système d’horlogerie, dans lequel on glisse une carte de pointage en carton, lorsque l’on arrive et lorsque l’on quitte l’entreprise. La traçabilitĂ© s’effectue par impression des horaires sur la fiche cartonnĂ©e. Ici, il n’ y a pas de système d’automatisation, c’est un responsable qui est chargĂ© de vĂ©rifier et  de faire le dĂ©compte. 

Cette pointeuse est conseillĂ©e pour des entreprises allant de 1 Ă  10 salariĂ©s. Elle est simple d’utilisation et Ă  installer. Elle manque par contre de fiabilitĂ© et ne traite pas les donnĂ©es.

La pointeuse digitale

pointeuse digitale

La pointeuse digitale est le modèle numĂ©rique de la pointeuse mĂ©canique. Elle offre les mĂŞmes fonctionnalitĂ©s mais en Ă©tant numĂ©risĂ©e. Ici, on a remplacĂ© la carte de pointage en carton par une carte magnĂ©tique. Elle offre un rĂ©el gain de temps, car elle traite les donnĂ©es de manière automatisĂ©e, et crĂ©e des rapports personnalisĂ©s. Certains modèles sont dotĂ©s de logiciels de gestion, d’autres fonctionnent avec une clĂ©-USB intĂ©grĂ©e dans le boitier (un ordinateur rĂ©cupĂ©rera les donnĂ©es) ou certains encore Ă©mettent par Wifi. Un point faible de cette pointeuse est la  fiabilitĂ© de l’identitĂ© de la personne qui pointe (Ă©change de cartes possible, etc...). Ce système de pointage est conseillĂ© pour les entreprises de plus de 10 salariĂ©s.

La badgeuse

La carte ou le carton est ici remplacĂ© par un badge RFID, oĂą Ă  chaque passage de l’employĂ©, le pointage est enregistrĂ© par un simple glissement sur le boitier. On est face ici Ă  des systèmes plus Ă©voluĂ©s oĂą toutes les donnĂ©es sont automatiquement enregistrĂ©es et traitĂ©es. L’avantage est donc sa simplicitĂ© d’utilisation et son traitement de l’information. Attention toutefois, son coĂ»t est forcĂ©ment plus Ă©levĂ©, et comme pour la pointeuse numĂ©rique, un employĂ© peut badger parfois pour un autre. 

La badgeuse est de plus en plus utilisée par les grandes entreprises.

La pointeuse mobile

La pointeuse mobile est un système très efficace. Ce système convient parfaitement au personnel travaillant Ă  distance (commerciaux, etc...). Elle peut se faire soit par :

  • Le tĂ©lĂ©phone fixe : nĂ©cessite un simple coup de fil sur un numĂ©ro prĂ©cis dĂ©diĂ© Ă  l’enregistrement Ă  l’arrivĂ©e et au dĂ©part
  • A l’aide de son smartphone, l’employĂ© doit simplement scanner un code-barre ou un QR code pour pointer.
  • Le smartphone nĂ©cessite d’ĂŞtre simplement passĂ© près d’une puce ou borne RFID installĂ© Ă  un endroit prĂ©cis.
  • Par gĂ©olocalisation : en appelant un numĂ©ro dĂ©diĂ© Ă  pointer, le portable est automatiquement gĂ©olocalisĂ©.

Ce système est donc d’une grande fiabilitĂ© et très pratique d’utilisation, mais est aussi très onĂ©reux.

Pointeuse biométrique

La pointeuse biomĂ©trique est le tout dernier type de pointeuse disponible sur le marchĂ©. Elle permet, grâce Ă  un scan d’une partie du corps humain (souvent grâce Ă  l’empreinte digitale ou Ă  l’iris de l’Ĺ“il) de pointer. Elle offre donc une fiabilitĂ© totale. NĂ©anmoins elle reprĂ©sente un coĂ»t Ă©levĂ© dĂ» Ă  sa technologie. Et l’installation sophistiquĂ©e implique, pour l’employeur, le respect des règles juridiques strictes concernant les donnĂ©es stockĂ©es et en matière de RGPD (Règlement gĂ©nĂ©ral sur la protection des donnĂ©es).

Comment bien choisir une pointeuse pour son entreprise ?

Avant d’installer une pointeuse au sein de son entreprise, il y a plusieurs Ă©lĂ©ments Ă  prendre en compte afin de choisir le système de pointage le plus adaptĂ© aux besoins de votre activitĂ© et de votre entreprise. Voici quelques questions Ă  se poser :

Pourquoi une pointeuse ?

Quel est le besoin ? Est-ce simplement pour simplifier les tâches administratives qui reprĂ©sentent un temps trop prenant ? (source de coĂ»ts) Pour Ă©viter les malentendus concernant les congĂ©s, les pauses ou les jours d’absence ? Pour automatiser le calcul des heures supplĂ©mentaires ? Ou alors vous avez  pleine confiance dans votre personnel  et n’estimez pas avoir  le besoin d’un système trop performant (pointage biomĂ©trique par exemple). Autre question: avez-vous des travailleurs dĂ©localisĂ©s et donc besoin d’un système de gĂ©olocalisation ? Etc...

Toutes les entreprises n’ont pas les mĂŞmes besoins, c’est pour cela qu’il est important  de bien les cibler.

La taille de l’entreprise

L’effectif de votre entreprise aura tendance Ă  influencer votre choix dans le type de système de pointage. Évidemment, ce n’est pas parce que vous avez une micro-entreprise que vous ne pouvez pas vous doter du tout dernier système de pointage. Mais en avez-vous rĂ©ellement besoin, hein?

Certaines pointeuses sont simples d’utilisation, et d’autres beaucoup plus complexes. Selon la taille de votre entreprise, certaines pointeuses faciliteront vraiment la gestion du temps de travail de vos salariĂ©s. Par exemple, une badgeuse/pointeuse biomĂ©trique et un logiciel de gestion seront plus pratiques dans les grandes entreprises qu’une pointeuse mĂ©canique Ă  fiche cartonnĂ©e par exemple. Et inversement une pointeuse biomĂ©trique dans une PME, s’avèrera peut-ĂŞtre trop Ă©laborĂ©e et donc trop complexe pour une  petite entreprise.

L’activitĂ© et le type d’horaire

Selon le secteur d’activitĂ© de votre entreprise, le système de pointage Ă  utiliser ne sera pas le mĂŞme. Le type de pointage nĂ©cessaire sera assez diffĂ©rent selon que votre activitĂ©  s’exerce en usine, en bureaux ou encore si votre secteur touche Ă  la mobilitĂ© (rĂ©parateurs, reprĂ©sentants, livraisons, logistique etc…)

De plus, selon que votre entreprise ait un planning horaire complexe (avec des horaires dĂ©calĂ©s, des heures supplĂ©mentaires, des temps partiels, du travail de nuit, etc...), ou un planning horaire simple et fixe, vous n’aurez pas besoin de la mĂŞme pointeuse. Pour un planning horaire qui s’avèrerait plus complexe nous vous conseillons vivement de vous tourner vers une pointeuse performante pour prendre en compte toutes ces spĂ©cificitĂ©s. Pour les horaires fixes, vous pouvez vous orienter vers une pointeuse moins Ă©laborĂ©e.

Budget

Après avoir bien dĂ©terminĂ© vos rĂ©els  besoins, et pris en compte l’effectif, l’activitĂ© et le type d’horaire de votre entreprise, un autre Ă©lĂ©ment est aussi Ă  apprĂ©cier : le coĂ»t. 

Toutes les pointeuses ne reprĂ©sentent Ă©videmment pas le mĂŞme budget. Par exemple,  l’installation complète d’une pointeuse biomĂ©trique se situe entre 2000 et 6000 â‚¬. Tandis que l’installation complète d’une badgeuse (capable de traiter 200 personnes), sera entre 1500 et 2000 euros, badges inclus et entre 1500€ et 2000€ pour une mobile. Les pointeuses les moins chères du marchĂ© restent tout mĂŞme les pointeuses mĂ©caniques (+-200€) et les numĂ©riques (+-500€).

Des investissements d’un niveau très diffĂ©rent et pour cause puisque ne visant pas les mĂŞmes besoins.

 

Bon Ă  savoir : diminuez votre facture en comparant les offres

Mais ce n’est pas tout... En plus du prix de l’appareil, il est aussi important, lors de son choix du type d’installation de pointage, de prendre en compte les autres frais dans le montant de la facture comme :

  • le prix du boitier en lui-mĂŞme: il varie en fonction du nombre de donnĂ©es Ă  gĂ©rer, de la capacitĂ© de traitement et de la capacitĂ© de mĂ©moire de stockage
  • le coĂ»t de l’installation: pour certains types de pointeuse, elle nĂ©cessite la prĂ©sence de techniciens et mĂŞme parfois de travaux de câblage
  • la maintenance: en cas de panne vous aurez forcĂ©ment besoin d’un technicien pour vous dĂ©panner (possibilitĂ© de contrat de maintenance)
  • le coĂ»t de l’Ă©lectricitĂ©
  • le coĂ»t du logiciel: il faut prendre en compte le coĂ»t du logiciel de pointage pour les pointeuses plus Ă©laborĂ©es ainsi que les frais de formation, de mise Ă  jour du logiciel, et de mise conformitĂ© avec les autres logiciels

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